Brokerdienstverlening en het risico op onrechtmatige inhuur

Externe inhuur is al geruime tijd een cruciaal aandachtspunt voor inkopers in organisaties. Voor de meeste organisaties vormt het een substantiële kostenpost, maar het is vaak een uitdaging om hier grip op te krijgen. Terwijl aanbestedingsregels en inkoopbeleid duidelijke richtlijnen bieden voor mededinging bij de inkoop van producten en diensten, blijft het beheersen van de kosten en rechtmatigheid van individuele inhuuropdrachten een complexe taak. Sinds enkele jaren is de toename van de ‘broker’ als inhuuroplossing opvallend en intrigerend. Wat houdt deze dienstverlening precies in en hoe verhoudt deze zich tot het proces van aanbesteden? Dit artikel werpt licht op deze vragen rondom externe inhuur en de rol van brokers in deze context.

De oorsprong van brokers ligt in de financiële sector, waar ze voor het eerst hun intrede deden. Hun missie was duidelijk: alle externe professionals via één enkel kanaal contracteren. Dit bracht voor inlenende organisaties een helderder overzicht en meer controle over hun externe inhuur, waardoor het beheersen van inhuurrisico’s binnen handbereik kwam. De initiële brokerconstructie draaide om de inlener die zelf verantwoordelijk was voor werving en selectie, terwijl de broker zich enkel bezighield met het beheer van de contracten van zogenoemde ‘eigen wervingen’. Eigen werving vindt plaats wanneer een kandidaat wordt voorgedragen door een inhurende manager die al een keuze heeft gemaakt voor de specifieke inhuuropdracht en waarbij alleen de formele contractering door de broker moet worden afgehandeld. Er is geen noodzaak voor verdere (voor)selectie in dit geval. Bij eigen werving wordt de wervingsrol niet door de broker vervuld, en de inhurende manager heeft geen behoefte aan cv’s van andere potentiële kandidaten. Deze aanpak vertoont opvallende gelijkenissen met het gebruik van brokers in de wereld van beleggen: jij kiest het aandeel, terwijl de broker de financiële en administratieve rompslomp voor zijn rekening neemt.

Maar zoals veel zaken in de loop der jaren evolueren, hebben brokers voor inhuur hun diensten uitgebreid. Ze gingen verder dan alleen contractbeheer en boden nu ook wervingsdiensten aan. Dit heeft geleid tot enige verwarring en vaagheid rondom de term broker. Het ene type broker is immers niet hetzelfde als het andere.

In het complexe landschap van externe inhuur via brokers blijven eigen wervingen een gangbare praktijk, zoals al het geval was bij de oorspronkelijke brokerdiensten. Maar hier schuilt een belangrijk inzicht: naast de brokerdienstverlening dient een aanbestedende dienst ook op rechtmatige wijze de inhuurkracht zelf in te kopen. Zowel de diensten geleverd door de broker als de diensten die de inhuurkracht uiteindelijk verleent, of deze nu ‘zelf geworven’ is of niet, vallen onder de reikwijdte van de Aanbestedingswet 2012 als aanbestedingsplichtige diensten. De diensten van de inhuurkracht, zoals bijvoorbeeld een opdracht als interim-manager, worden beschouwd als een (overheids)opdracht voor diensten volgens artikel 1.1 van de Aanbestedingswet 2012, en zijn dus onderhevig aan reguliere aanbestedingsverplichtingen. Dit betekent dat de uitgaven voor de daadwerkelijke inhuur, waarbij een externe op basis van een uurtarief wordt ingezet, conform de aanbestedingsregels en het interne inkoopbeleid moeten worden ingekocht. Dit geldt ook als een eigen werving wordt ondergebracht bij een broker, wat de complexiteit van externe inhuur en de bijbehorende brokeraanbesteding verder benadrukt.

In de praktijk vertegenwoordigen contracten voor inhuur via brokers enorme waarden, soms zelfs tot in de miljoenen euro’s. Minder bekend is dat binnen deze contracten veelvuldig eigen wervingen zoals eerder beschreven worden ondergebracht. Opvallend genoeg lijken accountants hier weinig tot geen aandacht aan te besteden bij het controleren van de rechtmatigheid van de uitgaven, ondanks dat deze contracten doorgaans een relatief grote waarde vertegenwoordigen.

Er wordt weliswaar gecontroleerd of de brokerdienstverlening zelf rechtmatig is aanbesteed, maar er is zelden aandacht voor de vraag of de inkoop van individuele inhuuropdrachten ook voldoet aan de aanbestedingsregels of het eigen inkoopbeleid. Het lijkt erop dat zodra de broker factureert, men denkt dat alles in orde is. Wat nog interessanter is, is dat tot op de dag van vandaag aanbestedingen voor brokerdienstverlening worden gepubliceerd, waarbij aanbestedende diensten expliciet vermelden dat ook de eigen wervingen via de broker worden geregeld. Het is echter vaak onduidelijk hoe deze aanbestedende diensten de rechtmatigheid van de inkoop van inhuuruitgaven zoals eerder beschreven waarborgen. Opvallend daarbij is ook dat marktpartijen vragen stellen op welke manier een aanbestedende dienst de doelstelling ‘rechtmatige inzet van externe inhuur’ verwacht te realiseren, wanneer het aan te besteden brokercontract vooral betrekking heeft op het contracteren van eigen wervingen.

In het complexe inhuurlandschap kiezen organisaties vaak voor het organiseren van de inhuur via een dynamisch aankoopsysteem. Hier kan het risico op onrechtmatige inhuur met de inzet van een eigen werving ook ontstaan. In dat geval publiceert een aanbestedende dienst op transparante wijze een inhuuropdracht openbaar op een inhuurplatform. De kandidaat is echter al gekozen en de procedure wordt enkel doorlopen als formaliteit om de inhuur ‘rechtmatig’ te maken. Dit roept vragen op over de ware bedoeling achter brokerconstructies waar eigen wervingen vaak de norm zijn. Zijn ze bedoeld om discussies over de rechtmatigheid van individuele inhuuropdrachten te ontlopen?

In de praktijk worden creatieve oplossingen bedacht om de inzet van eigen wervingen (meer) rechtmatig te organiseren via brokerconstructies. Een aanpak hierbij is dat aanbestedende diensten bij het uitschrijven van aanvragen een zogenoemde ‘netwerkkandidaat’ laten deelnemen aan de selectieprocedure. Hiermee wordt bepaald dat de broker kandidaten uit eigen werving alleen mag aanbieden als ze vergezeld gaan van een (of meerdere) vergelijkbare cv’s die de broker zelf voorselecteert. Hiermee stelt de aanbestedende dienst eigenlijk dat er concurrentie moet zijn.

Maar hoe voorkom je dat het proces van werven, voorselecteren en aanbieden van alternatieve kandidaten slechts een administratieve handeling wordt? En nog belangrijker, hoe zorg je ervoor dat er een gelijk speelveld wordt gecreëerd bij de selectie van kandidaten, en dat er daadwerkelijk een eerlijke kans is voor derden om te winnen van de eigen wervingen? Dit is een complexe uitdaging. Organisaties spannen zich in om het standaard gebruik van eigen wervingen te verminderen en nemen daarvoor adequate maatregelen om transparantie en gelijkheid te waarborgen, terwijl ze belangenverstrengeling proberen te voorkomen. Dit is ook zo vastgelegd in de Aanbestedingswet 2012.

Een van de benaderingen is om het wervingsproces te laten uitvoeren door een centrale inhuurdesk die de inhuuropdrachten verplicht controleert en proactief advies verstrekt. Hierdoor kan een brokerconstructie op een rechtmatige wijze worden opgezet, mits er duidelijk wordt vastgelegd op welke manier de broker tot opdrachtverstrekking komt. Een transparante minicompetitie met gelijke kansen voor alle deelnemers lijkt in dit opzicht een voor de hand liggende oplossing.

Inhuur van eigen wervingen via brokers komt veelvuldig voor als we kijken naar de aanbestedingen voor brokers die wekelijks worden gepubliceerd op TenderNed. Hierin is terug te zien dat het contracteren van eigen wervingen binnen de reikwijdte van de opdracht valt waar de broker ook een separate prijs voor kan opgegeven bij de inschrijving. Gevolg van deze werkwijze zijn inkoopprocedures zonder echte concurrentie (enkelvoudig onderhands). Het is van belang op te merken dat eigen wervingen op zichzelf niet noodzakelijkerwijs verkeerd zijn. Er kunnen geldige redenen zijn om voor deze route te kiezen, bijvoorbeeld wanneer er beperkte alternatieven zijn of wanneer er al bekende en bewezen inhuurkrachten beschikbaar zijn. Toch brengt het gebruik van eigen wervingen duidelijke risico’s met zich mee. Beschrijf daarom goed welke dienstverlening je van een broker verwacht als deze wordt aanbesteed: zoek een kandidaat voor mijn inhuuropdracht of contracteer een kandidaat die al is geselecteerd.

Om de inhuur via een broker (of andere inhuurdienstverlener) op een rechtmatige manier te organiseren, is een transparant inhuurproces met voldoende markt- en concurrentiestelling essentieel. Het waarborgen van eerlijke kansen en transparantie bij de selectie van kandidaten is van cruciaal belang om de rechtmatigheid van inhuur te garanderen. In een tijd waarin inhuurpraktijken steeds complexer worden, is het van het grootste belang dat organisaties hun aanpak zorgvuldig overwegen en transparante procedures implementeren om de rechtmatigheid en eerlijkheid van inhuurprocessen te waarborgen. Dit draagt bij aan de integriteit van de inhuurmarkt en versterkt het vertrouwen in de besluitvorming rondom externe inhuur.

Dit artikel is eerder gepubliceerd in de Tender Nieuwsbrief (VIND Inkoop en Aanbesteding van Sdu-uitgevers).  Editie 1-2024.

Auteur: R. (Rémon) van Buuren